L'ufficio Protocollo riveste un ruolo fondamentale all'interno dei Comuni italiani, svolgendo un'importante funzione nel processo di gestione della documentazione amministrativa e nella regolamentazione delle procedure burocratiche. Questo ufficio è il punto di ingresso e di uscita per la maggior parte della corrispondenza ufficiale e dei documenti che coinvolgono l'amministrazione comunale.

L'organizzazione dell'ufficio Protocollo è finalizzata a garantire l'efficienza e la tracciabilità di tutti i documenti che attraversano il Comune. Tra le sue principali responsabilità vi sono:

• Accettazione e registrazione dei documenti: L'ufficio Protocollo riceve tutti i documenti indirizzati al Comune, che possono essere richieste, istanze, petizioni, denunce, comunicazioni, e altro ancora. Ogni documento viene registrato in maniera univoca, assegnandogli un numero di protocollo, una data di arrivo e una breve descrizione del contenuto.
• Smistamento e inoltro: I documenti vengono poi smistati alle diverse unità amministrative o agli uffici competenti per la loro gestione. L'ufficio Protocollo coordina l'inoltro dei documenti verso i destinatari appropriati, garantendo che ogni richiesta venga presa in carico dalla sezione competente.
• Archiviazione e conservazione: Dopo l'elaborazione dei documenti, l'ufficio Protocollo si occupa dell'archiviazione e della conservazione dei registri e delle copie dei documenti stessi. Questo aspetto è cruciale per la tracciabilità e l'accesso alle informazioni nel tempo.
• Gestione dei registri elettronici: Con l'avvento della digitalizzazione, molti Comuni hanno implementato sistemi di protocollo elettronico per la gestione delle pratiche e dei documenti in formato digitale. In questo contesto, l'ufficio Protocollo svolge un ruolo di monitoraggio e gestione dei flussi di lavoro digitali.

L'ufficio Protocollo è quindi il punto nevralgico per la gestione della documentazione amministrativa all'interno dei Comuni italiani. La sua attività contribuisce alla trasparenza, all'efficienza e alla corretta organizzazione delle procedure burocratiche, promuovendo la collaborazione tra le diverse unità amministrative e garantendo un adeguato livello di servizio ai cittadini.

Nel caso si voglia presentare un documento per la protocollazione è necessario presentarlo (alternativamente): 

• A mano presso l'ufficio Protocollo e Archivio
• Via PEC (anche da posta ordinaria) all'indirizzo comune.legnano@cert.legalmail.it

Ogni documento deve essere corredato dalla carta d'identità del dichiarante

Dalla presentazione del documento, esso verrà protocollato entro e non oltre due giorni lavorativi

La protocollazione di un documento è gratuita

• D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445
• D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale - CAD)
• D.Lgs. 33/2013 (Accesso civico e trasparenza)
• Legge 150/2000 (Ordinamento delle autonomie locali)